湖南信息学院合同管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范湖南信息学院(以下简称“学校”)合同管理，严格合同责任，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规以及《湖南信息学院章程》的相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指学校作为独立的民事主体在民事活动中，与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

学校与教职工签订的聘用合同和劳动合同，不适用本办法。

第三条 合同按照性质、重要程度和标的金额大小，分为一般合同和重大合同。

一般合同是指法律关系简单、标的金额较小的合同。

重大合同是指具有下列情形之一的合同：

（一）单项金额在 30 万元以上、批量金额在 60 万元以上的重要设备、大宗物资采购(含教材、图书)和购买服务以及其他租赁、承包合同；金额在 500 万元以上的重大基本建设项目合同、市场估算价在 100 万元以上的大额装饰、维修工程项目合同等；

（二）涉外合同，即与国(境)外的自然人、法人或其他组织签订的具有民事权利义务关系的合同；

（三）法律关系复杂或对学校教学、科研、实习、培训等工作有重大影响的合同。

第四条 本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同订立前的调查、起草、审查、订立、合同的履行、变更、处理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。

第五条 学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则，实行统一指导、归口管理、各负其责的制度。

学校各处室部委、二级学院、附属单位（以下简称“二级部门”)和教职工个人，应熟悉职责范围内与合同相关的法律法规，在合同管理的各个环节，严格履行职责，维护学校权益。

第六条 学校对外不得签订经济担保合同，未经法定代表人书面批准不得签订投资合同和借贷合同。

严禁未经学校法定代表人授权，擅自以学校名义对外签订合同。

第二章 合同管理机构及其职责

第七条 学校法律事务办公室统一指导学校合同管理事务，

主要职责包括：

（一）拟定、修改学校合同管理的基本规章制度；

（二）对一般合同的条款进行形式要件的程序性审查，对重大合同事项和文本进行可行性、合法性和规范性全面审查，并出具法律意见。必要时可对合同相对方进行资信、诚信、履约能力等的实体调查；

（三）统一制作、登记、备存法人授权委托书；

（四）对各二级部门合同管理事务提供法律咨询服务；

（五）对合同纠纷的协商处理进行法律指导，并适情参与；

（六）代理学校处理因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件。

第八条 学校合同的归口管理遵循谁承办、谁管理的原则，各二级部门按照其职责范围，为相应的合同承办部门，合同承办部门为合同归口管理部门，主要职责包括：

（一）考查分析论证合同事项的真实性、可行性、合法性；

（二）通过招标或其他形式确定相对合同主体，调查、审核合同相对方的主体资格和资信状况；

（三）与合同相对方进行谈判、协商，起草合同文本；

（四）学校法定代表人同意或决定授权委托办理的，应在取得书面授权委托书后，在授权范围内，与合同相对方订立合同；

（五）根据程序要求，将合同文本及资料提交学校业务主管领导、学校法律事务办公室、纪检监察室审查（涉及“三重一大”等事项的合同，须提交董事会、校务会或党委会审定）；

（六）履行合同义务，监控合同相对方的履行情况；

（七）妥善处理合同纠纷；

（八）负责本部门合同资料的归档备案和保管工作，建立本部门合同台账（见附件1），实行履行跟踪报告责任制；

（九）其他与合同有关的职责。

合同承办部门应指定专人作为合同承办人。合同承办部门的主要负责人为合同承办责任人，对承办的合同负责。

第三章 合同的起草

第九条 合同的起草，按照国家法律法规及相关要求进行。

第十条 学校对外发生经济行为，除一次性即时清结或按法律规定可不签订合同的外，一般应当订立书面合同，明确双方权利义务。

书面合同形式是指以合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等载体可以有形地表现所载内容的形式。

第十一条 合同起草前，合同承办部门和承办人应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。

对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可咨询或聘请外部有关机构的专家参与。

第十二条 合同内容一般应包括的条款有：当事人的名称或者姓名和住所；标的及其数量、质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。

第十三条 合同有国家和地方行业标准示范文本的，可直接采用该文本模块。没有示范文本的，应按照本办法的规定起草合同一般应包括的条款。

合同文本由合同相对方提供的，合同承办部门和承办人应认真审阅，防范漏洞和瑕疵，并及时向对方提出修改意见，共同协商确定文本；必要时应将修改意见提请法律事务办公室审核后再向对方提出。

第四章 合同的审查

第十四条 合同订立前，合同承办部门在对合同文本进行初步审查之后，应提交业务部门审查。合同归口管理部门应从以下几方面对合同文本进行业务审查：

（一）合同主体是否适格；

（二）合同内容是否真实、可行，是否符合法律法规；

（三）合同事项是否符合学校利益；

（四）合同条款是否齐备、合规；

（五）合同用词、用语是否规范。

第十五条 重大合同订立前，合同承办部门应将合同文本送交法律事务办公室进行法律审查，同时需提供下列材料：

（一）归口管理部门对于合同文本的业务审查意见；

（二）合同可行性及风险的论证或说明；

（三）涉外合同须提供中、外文文本；

（四）其他相关资质材料、行业标准、市场价格等。

第十六条 重大合同的签署之前应送学校纪检监察部门依据国家法律法规和学校相关规定对合同进行廉洁性审查，重点审核合同业务的内部控制情况，审查重大合同的签订是否依规招投标、是否包办指定、是否具备或签订廉洁性责任条款等。

第十七条 合同审查部门应在收到送审材料后 5 个工作日内完成审查，作出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论。遇重大事项或其他特殊情况，可适当延长审查期限。

为提高承办部门或个人的责任及效率，审查原则上只能申请一次。

合同承办部门和承办人应当充分尊重审查意见。

合同未经审查或修改的，不得提交学校审批。

第五章 合同的订立

第十八条 订立合同前，合同承办部门和承办人应充分了解合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生产(服务)能力等有关内容，确保其具备履约能力，并认真核实合同相对方订立人的身份或代理权限。

第十九条 根据国家法律法规和学校相关规定，合同订立前须经过如招投标等其他程序的，应先履行相应程序。

第二十条 合同一般由学校法定代表人签署订立，特殊情况下经学校法定代表人亲笔签署书面授权委托，可指定由其他校领导、合同承办部门主要负责人订立。

授权委托由学校法定代表人决定或同意，并由学校董事会办公室负责办理授权程序，发送授权委托书至被委托人。

未取得学校法定代表人的授权委托，学校任何个人或二级部门不得擅自以学校名义或以本部门的独立名义对外订立合同。学校任何二级部门或个人未取得学校法定代表人的授权委托，擅自对外签订的合同一律无效并追究相关责任人的责任。

合同文本原件学校至少保留两份，一份在学校办公室加盖公章时留存、一份交档案馆保存；凡涉及向学校付款或学校对外付款的合同，还必须交一份原件至学校财务处留存。

第二十一条 学校签署合同前，合同承办部门应填写学校统一的《合同审批流程表》并按要求完成审批流程。《合同审批流程表》签署完毕且学校法定代表人或学校法定代表人授权委托的其他领导、合同承办部门主要负责人签署合同文本后，合同承办部门将《合同审批流程表》和合同文本交由学校办公室审核查验，由学校办公室审核查验后负责在合同上加盖学校公章或学校合同专用章，学校公章或合同章指定由学校办公室负责人专人负责妥善保管和使用。

学校办公室加盖公章时，应审核查验《合同审批流程表》是否签批完毕，合同文本是否为学校法定代表人亲笔签署，非亲笔签署的是否具有授权委托书，是否有学校法律事务办公室的书面审核意见。

学校办公室加盖公章时，应留存一份签署完毕的合同文本进行统一编号登记，按年度归档保管。合同承办部门应同时将《合同审批流程表》和签署完毕的合同文本按要求复印一份交法律事务办公室存档备查，《合同审批流程表》原件和合同文本原件由合同承办部门按照学校档案管理制度和本办法的规定及时移交学校档案馆统一保管，并办理好移交手续。

凡涉及学校对外付款的合同，还必须向学校财务处提交一份合同原件作为必备的付款凭证，财务处应当按照财务规范和流程对合同原件进行管理和保存；未提交合同原件的，学校财务处不得对外付款。

第六章 合同的履行

第二十二条 合同签署生效后，即具有法律约束力。合同承办部门应当遵循诚实信用原则，严格履行合同义务，敦促合同相对方积极履行合同，确保合同全面有效履行，实现合同目的和利益。

第二十三条 财务处办理结算业务并进行账务处理时，应审核合同有关付款条款，按照合同约定付款。应订立书面合同而未订立或未按合同条款履约的，或未提交合同原件的，财务处有权拒绝付款，并及时向学校法定代表人报告，同时将情况报送校纪检监察、审计部门负责人。

第二十四条 合同履行过程中，发现有显失公平、条款有误、对方没有履约能力或有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学校利益受损，合同承办部门应当立即采取相应措施，按规定程序及时向学校有关负责人和学校法律事务办公室报告，按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除事宜，以便及时止损，全力维护学校权益。

补充、变更的合同视同新签订的合同，需重新履行相应的合同审查、批准等管理程序。

第二十五条 合同履行过程中发生纠纷，合同承办部门应及时妥善处理。处理时应先与学校法律事务办公室会商列出预案，经法定代表人同意后与相对方协商解决，经协商无法解决的，应当根据合同的约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第七章 合同的信息管理

第二十六条 学校相关部门和个人应当做好合同信息安全保密工作。未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。因泄密而造成直接或间接经济损失的应由相关责任人予以赔偿。

第二十七条 合同承办部门应当做好合同登记管理工作，建立合同文本统一分类和连续编号制度，及时编制《湖南信息学院合同登记汇总表》，记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除等事项，并于次年 1 月 15 日前将《湖南信息学院合同登记汇总表》附册交学校法律事务办公室备案。

合同编号采取如下规则：

（一）所有合同的首位编码为学校简称首字母：XXY；

（二）承办部门编码为二级编码，以承办部门首字母编写：

如后勤处：HQC；

（三）三级编码为合同类别编码，如采购（CG）、工程（GC）、技术（JS）、培训（PX）等；

（四）四级编码为合同签订年份及自然流水号（三位数），比如 2024 年第一份合同则为 2024001；

（五）示例：比如学校后勤处 2024 年签订的第一份合同为采购合同，编号为：XXY-HQC-CG-2024001；第二份合同为工程合同，编号为：XXY-HQC-GC-2024002。

第二十八条 合同承办部门应当建立专门的合同管理档案，专人负责，定期整理。合同档案包括合同文本原件、《合同审批流程表》原件以及合同订立和履行过程中的所有相关资料。

合同承办部门应当根据学校档案管理的要求，将《合同审批流程表》原件和合同文本原件等所有合同档案及时移交学校档案馆保管，并办理好移交手续（合同档案移交清单见附件2）。

第二十九条 合同承办部门应当于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行汇总并分析评估，对分析评估中发现的问题与不足，应当及时加以改进。学校设立专项奖金，用于奖励合同管理先进部门和个人。

第八章 责任追究

第三十条 未经学校法定代表人亲署书面授权擅自对外签订合同，或超越授权范围对外签订合同的行为一律无效，由此给学校造成直接或间接经济损失的，由行为人或责任人个人承担全部的赔偿责任，学校应根据其情节给予相应的党纪行政处分。

第三十一条 学校相关部门和个人在订立、履行合同过程中发生失职、渎职或以权谋私、索拿卡要、收受贿赂或越权引见充当中介和掮客获取好处等行为的，学校依据国家法律法规和学校相关规定追究责任人责任。

第三十二条 对于相关二级部门和个人，在合同管理的各个环节发生其他违反国家法律法规和学校相关规定的行为，学校将根据情节追究其相应责任。

第三十三条 违反合同管理规定，实行责任终身追究，发现涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究其刑事责任。

第九章 附 则

第三十四条 本办法由学校法律事务办公室负责解释。

第三十五条 本办法从印发之日起试行。

（一审/吕中诚 二审/杨浩 三审/尹开源）